WEG Hausverwaltung wechseln – so läuft das Kennenlernen und der Wechsel ab

Viele WEG-Eigentümer wissen nicht genau wie ein Verwalterwechsel konkret funktioniert. Was muss wann passieren? Wer muss zustimmen? Und warum braucht es einen Beschluss bevor überhaupt ein Vertrag unterschrieben werden kann?

Diese Seite erklärt den Ablauf bei CaMa Immobilien – transparent, ohne Überraschungen.

Schritt 1 – Erstkontakt und Kennenlernen

Am Anfang steht ein unverbindliches Kennenlerngespräch. Wir möchten das Objekt verstehen – Größe, Zustand, aktuelle Situation, was bisher nicht funktioniert hat. Ihr möchtet wissen wer wir sind, wie wir arbeiten und was uns von anderen Hausverwaltungen unterscheidet.

Das Gespräch kann telefonisch, per Videocall oder vor Ort stattfinden. Es kostet nichts und verpflichtet zu nichts.

Wichtig: Wir möchten nach Möglichkeit alle Eigentümer der Gemeinschaft kennenlernen, nicht nur einen. Eine WEG-Verwaltung ist kein Auftrag zwischen zwei Personen – sie betrifft alle Eigentümer. Wer von Anfang an dabei ist, hat später weniger offene Fragen und die Zusammenarbeit startet besser.

Schritt 2 – Interne Abstimmung der Eigentümergemeinschaft

Nach dem Kennenlernen entscheidet die Eigentümergemeinschaft intern ob sie mit CaMa Immobilien in die nächste Runde gehen möchte. Das ist euer Prozess – wir mischen uns da nicht ein.

Was wir in dieser Phase anbieten: Fragen beantworten, ein schriftliches Angebot erstellen und bei Bedarf nochmals das Gespräch suchen. Druck machen liegt uns fern – eine WEG die sich aus Überzeugung entscheidet ist langfristig die bessere Zusammenarbeit.

Nein – die Bestellung des Verwalters ist ein Gemeinschaftsbeschluss. Einzelne Eigentümer können den Prozess anstoßen und vorbereiten, aber nicht allein entscheiden.

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann einberufen werden wenn dringender Handlungsbedarf besteht. Wir beraten wie das in eurer Konstellation funktioniert.

Die Herausgabepflicht nach § 18 Abs. 3 WEG ist gesetzlich geregelt. Bei Verweigerung gibt es klare rechtliche Schritte – wir begleiten euch dabei.

Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum vollständigen Start realistisch vier bis acht Wochen -abhängig von Terminsituation der Eigentümerversammlung und Kooperationsbereitschaft der alten Verwaltung.

Ja – bei der Mietverwaltung entfällt der WEG-Beschluss. Hier reicht der direkte Vertragsabschluss mit dem Eigentümer. Der Ablauf ist entsprechend schlanker.

Schritt 3 – Beschluss in der Eigentümerversammlung

Ohne Beschluss kein Vertrag. Das ist keine Formalität, sondern gesetzliche Grundlage nach § 26 WEG. Die Bestellung eines neuen Verwalters muss durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung erfolgen.

Was das konkret bedeutet:

  • Die Eigentümerversammlung muss ordnungsgemäß einberufen werden
  • Der Tagesordnungspunkt „Bestellung neuer Verwalter“ muss klar angekündigt sein
  • Eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht aus
  • Der Beschluss muss protokolliert werden

Falls noch kein Termin für eine Eigentümerversammlung ansteht, kann eine außerordentliche Versammlung einberufen werden. Wir helfen dabei, den Ablauf vorzubereiten.

Schritt 4 – Verwaltervertrag

Nach dem Beschluss wird der Verwaltervertrag aufgesetzt und unterschrieben. Der Vertrag regelt Leistungsumfang, Laufzeit, Vergütung und Kündigungsmodalitäten.

Unser Vertrag ist transparent aufgebaut – keine versteckten Zusatzleistungen, keine automatischen Verlängerungen ohne Ankündigung, keine unklaren Klauseln. Was drinsteckt, besprechen wir vorher offen.

Ohne den Beschluss aus Schritt 3 wird kein Vertrag unterschrieben – auch nicht auf Drängen einzelner Eigentümer. Das schützt alle Beteiligten.

Schritt 5 – Vollmachten und Übergabe

Nach der Vertragsunterzeichnung beginnt die operative Übergabe. Dazu gehören:

  • Vollmachten für Bankkonten, SEPA-Mandate und Versorgerverträge
  • Übergabe aller Unterlagen durch die bisherige Verwaltung
  • Übernahme des WEG-Kontos – das Konto gehört der Gemeinschaft, nicht der alten Verwaltung
  • Zugangsdaten zu Portalen, Hausmeisterdiensten und Dienstleistern
  • Schlüssel, Protokolle, laufende Verträge

Die alte Verwaltung ist nach § 18 Abs. 3 WEG zur Herausgabe aller Unterlagen verpflichtet. Was konkret herausgegeben werden muss erklären wir in unserem Ratgeber Welche Unterlagen muss die alte Hausverwaltung herausgeben?

Die Übergabe dauert in der Regel zwei bis vier Wochen – abhängig davon wie kooperativ die bisherige Verwaltung ist. Wir koordinieren diesen Prozess für euch.

1. Kennenlernen & Abstimmung

Wir lernen Ihre WEG persönlich kennen. Anschließend stimmen sich die Eigentümer intern über den möglichen Wechsel ab.

2. Beschluss & Verwaltervertrag

Die Eigentümergemeinschaft beschließt unsere Bestellung. Anschließend erstellen wir den passenden Verwaltervertrag.

3. Vollmachten & Übergabe

Wir kümmern uns um die erforderlichen Vollmachten und koordinieren die Übergabe mit der bisherigen Verwaltung.

Was wir von einem guten Start erwarten

Ein Verwalterwechsel funktioniert besser wenn alle Eigentümer von Anfang an informiert und eingebunden sind. Wer sich übergangen fühlt, stellt später Fragen die schon längst beantwortet hätten sein können.

Deshalb ist unser Ansatz: lieber einmal mehr das Gespräch suchen, alle mitnehmen und transparent erklären was wann warum passiert. Das kostet am Anfang etwas mehr Zeit – spart aber Reibung in der laufenden Zusammenarbeit.

Verwalterwechsel in Ihrer Stadt

Wir begleiten WEGs und Eigentümer durch den Verwalterwechsel in der gesamten Region – persönlich vor Ort und digital erreichbar. Unsere Stadtseiten mit weiteren lokalen Informationen:

Hausverwaltung Nordhorn
Hausverwaltung Lingen
Hausverwaltung Rheine
Hausverwaltung Gronau
Hausverwaltung Münster
Hausverwaltung Kreis Steinfurt
Hausverwaltung Grafschaft Bentheim
Hausverwaltung Emsland

Jetzt den ersten Schritt machen

Der unverbindliche Erstkontakt kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Wir freuen uns auf das Kennenlernen – am liebsten mit allen Eigentümern gemeinsam.

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