WEG-Verwaltung – Betreuung für Eigentümergemeinschaften

Konkret übernimmt CaMa Immobilien als WEG-Verwalter folgende Aufgaben:

Kaufmännische Verwaltung
Erstellung des Wirtschaftsplans für das laufende Jahr, Jahresabrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, Verwaltung der Instandhaltungsrücklage auf getrennten Treuhandkonten bei der DKB, Mahn- und Beitreibungswesen bei säumigen Eigentümern.

Eigentümerversammlung
Vorbereitung und Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich, Erstellung der Tagesordnung, ordnungsgemäße Einladung aller Eigentümer, rechtssichere Protokollierung aller Beschlüsse, Pflege der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.

Technische Verwaltung
Koordination von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, Einholung von Vergleichsangeboten, Beauftragung und Überwachung von Handwerkern, Begehungen des Gemeinschaftseigentums.

Rechtliche Vertretung
Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Dritten, Behörden und Dienstleistern, Umsetzung gefasster Beschlüsse, Abschluss und Kündigung von Verträgen im Rahmen der Verwaltungsvollmacht.

WEG-Reform 2020 – was sich geändert hat

Seit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes im Dezember 2020 hat sich einiges verändert. Die wichtigsten Punkte die WEGs und ihren Verwalter direkt betreffen:

Die Eigentümergemeinschaft ist jetzt rechtsfähig – sie kann selbst klagen und verklagt werden
Der Verwalter hat erweiterte Einzelentscheidungskompetenzen bei dringenden Maßnahmen
Eigentümer haben stärkere Einsichtsrechte in Verwaltungsunterlagen
Die maximale Vertragslaufzeit für den Verwalter beträgt fünf Jahre, bei Erstverwaltung drei Jahre
Beschlüsse können unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Versammlung im Umlaufverfahren gefasst werden
Die Abberufung des Verwalters ist jederzeit per Mehrheitsbeschluss möglich – ohne wichtigen Grund

Nicht jede Hausverwaltung hat ihre Prozesse auf den neuen Rechtsstand angepasst. Bei CaMa Immobilien ist die WEG-Reform 2020 von Anfang an Grundlage der Arbeit.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Zwei Dokumente stehen im Zentrum der kaufmännischen WEG-Verwaltung – und werden oft verwechselt.

Der Wirtschaftsplan wird zu Beginn des Wirtschaftsjahres erstellt. Er zeigt welche Kosten für das laufende Jahr erwartet werden – für laufenden Betrieb, Instandhaltung und Rücklagenbildung. Auf Basis des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer festgesetzt.

Die Jahresabrechnung folgt nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Sie zeigt was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde, rechnet die geleisteten Hausgeldzahlungen gegen die tatsächlichen Kosten ab und weist Guthaben oder Nachzahlungen aus.

Beide Dokumente müssen der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Fehler in der Jahresabrechnung sind einer der häufigsten Streitpunkte in WEGs – und einer der häufigsten Gründe für einen Verwalterwechsel.

Die Instandhaltungsrücklage

Die Instandhaltungsrücklage ist das finanzielle Polster der WEG für größere Reparaturen und Sanierungen. Sie gehört der Gemeinschaft – nicht dem Verwalter. Bei CaMa Immobilien führen wir die Rücklage auf einem getrennten Treuhandkonto bei der DKB, klar getrennt von unserem Betriebsvermögen und von den laufenden Betriebsmitteln der WEG.

Wie hoch die Rücklage sein sollte hängt vom Alter und Zustand des Gebäudes ab. Als Faustregel gilt die Peterssche Formel – in der Praxis sollte die Rücklage regelmäßig auf Angemessenheit geprüft werden, besonders vor größeren Sanierungsvorhaben.

Eigentümerversammlung – Ablauf und Rechte

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium der WEG. Mindestens einmal jährlich muss sie stattfinden. Jeder Eigentümer hat das Recht auf Teilnahme, das Recht auf Einsicht in Verwaltungsunterlagen und das Recht auf ordnungsgemäße Information vor der Versammlung.

Was eine ordentlich durchgeführte Eigentümerversammlung beinhaltet:

Schriftliche Einladung aller Eigentümer mindestens zwei Wochen vorher
Vollständige Tagesordnung mit allen Beschlusspunkten
Ordnungsgemäße Durchführung mit Abstimmung nach Miteigentumsanteilen oder Köpfen je nach Teilungserklärung
Vollständiges Protokoll mit allen Beschlüssen und dem genauen Abstimmungsergebnis
Zustellung des Protokolls an alle Eigentümer

Beschlüsse die nicht ordnungsgemäß gefasst wurden können angefochten werden – innerhalb eines Monats nach der Versammlung. Saubere Protokollführung schützt alle Eigentümer.

Verwalterwechsel – wie der Ablauf funktioniert

Ein Verwalterwechsel ist bei einer WEG kein einfaches Kündigen und Neubeauftragen. Es braucht einen Beschluss, einen Vertrag und eine geordnete Übergabe. Den genauen Ablauf – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur vollständigen Übernahme – haben wir auf einer eigenen Seite zusammengefasst:

So läuft der Wechsel zur neuen Hausverwaltung ab

Wer wechseln möchte aber noch an einen laufenden Vertrag gebunden ist, findet Antworten in unserem Ratgeber Hausverwaltung kündigen – was Eigentümer und WEGs wissen müssen.

Warum CaMa Immobilien

Es gibt viele Hausverwaltungen. Was CaMa Immobilien konkret anders macht:

Ab 2 Wohneinheiten – keine Mindestgröße, auch kleine WEGs werden vollständig betreut
Persönlicher Ansprechpartner – kein Callcenter, kein Ticketsystem
Digitale Verwaltungsplattform – Eigentümer haben jederzeit Echtzeit-Zugriff auf Abrechnungen, Protokolle und Kontoauszüge
Getrennte Treuhandkonten – Hausgeld und Rücklage liegen bei der DKB, getrennt von unserem Betriebsvermögen
WEG-Reform 2020 – unsere Prozesse sind von Anfang an auf dem aktuellen Rechtsstand
Keine langen Vertragsbindungen – wer gute Arbeit leistet, braucht niemanden über Jahre zu binden

Wir wissen aus eigener Erfahrung wie es sich anfühlt wenn eine Hausverwaltung nicht liefert was sie verspricht. Genau deshalb gibt es CaMa Immobilien. Mehr dazu in unserem Artikel Schlechte Hausverwaltung erkennen – 7 Warnsignale für Eigentümer.