Welche Unterlagen muss die alte Hausverwaltung herausgeben?

Ein Verwalterwechsel ist beschlossen aber damit fängt die eigentliche Arbeit erst an. Denn ohne vollständige Unterlagen kann die neue Hausverwaltung nicht richtig loslegen. Fehlende Dokumente, ungeklärte Konten oder nicht übergebene Zugangsdaten können eine Eigentümergemeinschaft oder einen Vermieter monatelang beschäftigen.

Die gute Nachricht: Die Herausgabepflicht der alten Hausverwaltung ist gesetzlich klar geregelt. In diesem Artikel erfahren Sie welche Unterlagen Sie einfordern können, welche Fristen gelten und was zu tun ist wenn die alte Verwaltung nicht kooperiert.

Sie sind unzufrieden mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung im Raum Nordhorn, Lingen oder Rheine?

Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie unverbindlich und zeigen Ihnen, wie ein Wechsel zu CaMa Immobilien konkret ablaufen würde.

Häufige Fragen – Unterlagen & Pflichten beim Verwalterwechsel

Die Herausgabepflicht der alten Hausverwaltung ist in § 18 Abs. 3 WEG verankert. Danach ist die Verwaltung verpflichtet, nach Beendigung ihres Amts alle Unterlagen und Vermögenswerte herauszugeben die zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehören.
Wichtig: Die Herausgabepflicht gilt unabhängig davon ob der Verwaltervertrag bereits ausgelaufen ist oder noch läuft. Auch eine Verwaltung die noch Vergütungsansprüche hat muss die Unterlagen herausgeben – sie darf diese nicht als Druckmittel einbehalten.

Pflichten des alten Verwalters beim Verwalterwechsel

Der alte Verwalter hat beim Wechsel nicht nur eine Herausgabepflicht; er hat darüber hinaus aktive Mitwirkungspflichten. Er muss die Übergabe aktiv unterstützen, einen Übergabetermin ermöglichen und alle laufenden Vorgänge dokumentiert übergeben. Diese Pflichten des alten Verwalters beim Verwalterwechsel sind nicht verhandelbar – sie ergeben sich direkt aus § 18 Abs. 3 WEG und dem Verwaltervertrag.
Konkret bedeutet das:

  • Aktive Mitwirkung am Übergabetermin
  • Vollständige Dokumentation aller laufenden Vorgänge
  • Keine Zurückbehaltung von Unterlagen als Druckmittel
  • Erstellung der anteiligen Jahresabrechnung für den Verwaltungszeitraum
  • Informierung aller relevanten Dienstleister über den Wechsel

Häufige Fragen – Unterlagen & Pflichten beim Verwalterwechsel

Die häufigsten Fragen zum Thema – kompakt beantwortet. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir immer einen Fachanwalt für WEG-Recht hinzuzuziehen.

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist für die Herausgabe; aber die Pflicht besteht ab dem Moment der Abberufung. In der Praxis wird eine Frist von 14 bis 30 Tagen als angemessen betrachtet. Je schneller die Unterlagen übergeben werden desto früher kann die neue Verwaltung handlungsfähig sein. Wir empfehlen die Frist schriftlich per Einschreiben zu setzen.

Nein; das ist ausdrücklich nicht zulässig. Die Herausgabepflicht nach § 18 Abs. 3 WEG gilt unabhängig von offenen Vergütungsansprüchen. Unterlagen als Druckmittel einzubehalten ist rechtswidrig. Offene Forderungen müssen auf dem normalen Rechtsweg geltend gemacht werden.

Das WEG-Girokonto und das Rücklagenkonto gehören der Eigentümergemeinschaft – nicht der Verwaltung. Bei einem Wechsel werden die Konten auf die neue Verwaltung umgeschrieben. Die alte Verwaltung hat keinen Anspruch auf Einbehaltung von Guthaben. Alle Kontobewegungen müssen lückenlos dokumentiert übergeben werden.

Ja, die Herausgabepflicht umfasst objektbezogene digitale Unterlagen und Zugangsdaten: Codes für Schließanlagen, Zugänge zum WEG-Online-Banking, Mieterportale und Energielieferanten die dem Objekt zugeordnet sind. Nicht herausgegeben werden müssen interne Verwaltungssysteme oder -tools der Hausverwaltung selbst.

Die Verwaltung muss herausgeben was vorhanden ist. Fehlen Unterlagen weil sie verloren gegangen oder nie erstellt wurden ist das ein Pflichtverstoß der Schadensersatzansprüche begründen kann. Fehlende Dokumente sollten im Übergabeprotokoll dokumentiert werden. Im Zweifel empfehlen wir einen Fachanwalt für WEG-Recht einzuschalten.

Wir übernehmen die Koordination der gesamten Übergabe – von der Terminvereinbarung mit der alten Verwaltung über die Prüfung der übergebenen Unterlagen bis zur Umschreibung der Konten. Sie müssen sich um nichts kümmern. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum WEG-Verwalterwechsel.

Ja – auch bei der Mietverwaltung muss die alte Verwaltung alle Unterlagen herausgeben die zur Verwaltung des Objekts gehören. Besonders wichtig: Mietverträge, Kautionskonten, Betriebskostenabrechnungen und Korrespondenz mit Mietern. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel Unzufrieden mit der Hausverwaltung?

Diese Unterlagen muss die alte Hausverwaltung herausgeben

Die Herausgabepflicht umfasst alle Unterlagen und Daten die zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Immobilie notwendig sind. Konkret bedeutet das:

Technische Unterlagen:

  • Baupläne und Grundrisse
  • Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
  • Energieausweise
  • Wartungs- und Prüfprotokolle
  • Technische Dokumentation der Gebäudeanlage

Kaufmännische Unterlagen:

  • Jahresabrechnungen der letzten Jahre
  • Wirtschaftspläne
  • Kontoauszüge des WEG-Kontos und Rücklagenkontos
  • Aktuelle Rücklagenübersicht
  • Offene Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Hausgeldliste mit aktuellem Zahlungsstand

Rechtliche Unterlagen:

  • Alle Eigentümerversammlungsprotokolle
  • Verwaltervertrag
  • Laufende Dienstleistungs- und Wartungsverträge
  • Versicherungsunterlagen und Schadenshistorie
  • Laufende Rechtsstreitigkeiten und Mahnverfahren

Zugänge und Schlüssel:

  • Alle physischen Schlüssel inklusive Schlüsselliste
  • Zugangsdaten zu Online-Portalen und Verwaltungssoftware
  • Codes für Schließanlagen und Tore
  • Zugangsdaten zu Energielieferanten und Dienstleistern

Offene Vorgänge:

  • Laufende Mängelanzeigen und Schadensfälle
  • Beauftragte aber noch nicht abgeschlossene Maßnahmen
  • Offene Gewährleistungsansprüche gegenüber Handwerkern

Was ist mit der Jahresabrechnung für das laufende Jahr?

Ein häufiger Streitpunkt: Was passiert mit der Jahresabrechnung wenn der Verwalterwechsel mitten im Wirtschaftsjahr stattfindet?

Grundsätzlich ist die alte Verwaltung verpflichtet die Jahresabrechnung für den Zeitraum ihrer Tätigkeit zu erstellen, auch wenn das Wirtschaftsjahr noch nicht abgeschlossen ist. Sie muss alle bis zum Wechsel angefallenen Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und der neuen Verwaltung übergeben.

In der Praxis wird das oft zwischen alter und neuer Verwaltung geregelt. Wichtig ist dass alle Belege und Buchungen lückenlos übergeben werden damit die neue Verwaltung die Abrechnung korrekt abschließen kann.

Wie läuft die Übergabe in der Praxis ab?

Eine geordnete Übergabe folgt idealerweise diesen Schritten:

  1. Übergabetermin vereinbaren
    Alte und neue Verwaltung sowie der Verwaltungsbeirat treffen sich zu einem gemeinsamen Übergabetermin. Der Beirat sollte dabei immer anwesend sein.
  2. Checkliste abarbeiten
    Anhand einer Checkliste werden alle Unterlagen, Zugänge und Schlüssel übergeben und abgehakt. Unsere Checkliste zum WEG-Verwalterwechsel gibt einen vollständigen Überblick.
  3. Übergabeprotokoll unterzeichnen
    Alle übergebenen Unterlagen werden im Protokoll festgehalten. Fehlende Dokumente werden dokumentiert und mit einer Nachreichfrist versehen.
  4. Konten umschreiben
    Das WEG-Konto und das Rücklagenkonto gehören der Gemeinschaft – nicht der Verwaltung. Sie werden auf die neue Verwaltung umgeschrieben, nicht neu eröffnet.
  5. Dritte informieren
    Die neue Verwaltung informiert Dienstleister, Versicherungen und Banken über den Wechsel.

Was tun wenn die alte Hausverwaltung Unterlagen verweigert?

Leider kommt es vor dass eine alte Verwaltung die Herausgabe verzögert oder verweigert. In diesem Fall empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Schritt 1 – Schriftliche Aufforderung
Fordern Sie die Unterlagen schriftlich per Einschreiben an – mit konkreter Fristsetzung von in der Regel 14 Tagen. Dokumentieren Sie alles.

Schritt 2 – Erinnerung mit Ankündigung
Reagiert die Verwaltung nicht, folgt eine zweite schriftliche Aufforderung mit der Ankündigung rechtlicher Schritte.

Schritt 3 – Rechtliche Schritte
Bei weiterer Verweigerung hat die Gemeinschaft das Recht auf Klage auf Herausgabe nach § 18 Abs. 3 WEG. Schadensersatzansprüche bei nachweisbarem Schaden sind ebenfalls möglich.

In diesem Fall sollte ein auf WEG-Recht spezialisierter Anwalt eingeschaltet werden. Bitte beachten Sie dass dies keine Rechtsberatung darstellt – im konkreten Fall empfehlen wir immer die Konsultation eines Fachanwalts.

Was gilt für die Mietverwaltung?

Die genannten Grundsätze gelten nicht nur für WEGs sondern auch für die Mietverwaltung. Auch hier ist die alte Verwaltung verpflichtet alle Unterlagen herauszugeben die zur Verwaltung des Objekts gehören – Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Übergabeprotokolle, Kautionskonten und Korrespondenz mit Mietern.
Gerade bei Kautionen ist Vorsicht geboten: Diese müssen insolvenzfest angelegt und getrennt vom Betriebsvermögen der Verwaltung verwahrt sein. Bei der Übergabe muss klar dokumentiert werden wo und in welcher Höhe Kautionen hinterlegt sind.

Fazit – Gut vorbereitet ist halb gewonnen

Wer einen Verwalterwechsel plant sollte frühzeitig eine Checkliste erstellen und die Übergabe aktiv begleiten. Die gesetzliche Herausgabepflicht gibt Eigentümern und WEGs ein klares Recht, aber ohne aktives Einfordern und strukturierte Dokumentation kann selbst ein berechtigter Anspruch zu einem langwierigen Prozess werden.

Lassen Sie sich dabei von Anfang an von Ihrer neuen Hausverwaltung begleiten – das ist deren Aufgabe.

Sie planen einen Verwalterwechsel im Raum Nordhorn, Lingen oder Rheine?

CaMa Immobilien begleitet Sie durch den gesamten Prozess – von der Kündigung der alten Verwaltung bis zur vollständigen Übergabe. Persönlich, strukturiert und ohne Umwege.

Weitere Newseinträge