Warum wir auf ein eigenes System setzen
Standardlösungen für Hausverwaltungen sind auf den Massenmarkt ausgerichtet. Besondere Objekte, komplexe Abrechnungsstrukturen oder individuelle Eigentümeranforderungen – das überfordert viele Systeme. Wir haben deshalb unser eigenes Modul auf Odoo SH entwickelt, das wir kontinuierlich weiterentwickeln.
Der entscheidende Vorteil: Wir sind unabhängig. Kein Drittanbieter der plötzlich den Preis erhöht, die Software einstellt oder Features entfernt. Unser System gehört uns und wächst mit unseren Anforderungen und denen unserer Kunden.
Was das für Sie bedeutet:
- Individuelle Anpassung für besondere Objekte – auch komplexe WEGs und Mischobjekte
- Schnelle Reaktion auf neue gesetzliche Anforderungen wie WEG-Reform oder BetrKV-Änderungen
- Keine Abhängigkeit von externen Softwareanbietern
- Vollständige Datenkontrolle – DSGVO-konform auf europäischen Servern
Zu Beginn wird Ihre Immobilie vollständig in unserem System angelegt. Alle Einheiten, Eigentümer, Mieter, Flächen und technischen Details werden erfasst – einmalig, strukturiert und dauerhaft abrufbar. Auch der Verwaltervertrag wird digital hinterlegt. Damit ist die Grundlage für alle weiteren Prozesse gelegt – von der Abrechnung bis zur Kommunikation.
Sobald ein Mietvertrag im System aktiviert ist laufen alle Folgeschritte automatisch an. Mietzahlungen werden überwacht, Fristen vermerkt und Rechnungen automatisch generiert. Einzüge und Auszüge werden sauber dokumentiert – inklusive digitalem Übergabeprotokoll. Bei Mieterwechsel startet der Prozess von vorne – ohne manuellen Aufwand.
Laufende Betriebskosten werden kontinuierlich erfasst. Versicherungen, Hausmeisterkosten, Wartungsverträge, Energie und mehr. Zählerstände können von Mietern digital übermittelt werden – jederzeit und von überall. Auch unterjährige Versorgerwechsel werden korrekt berücksichtigt und fließen automatisch in die spätere Abrechnung ein. Tarife und Verteilerschlüssel sind hinterlegt und werden bei Änderungen zentral aktualisiert.
Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellt unser System die Nebenkostenabrechnung automatisch auf Basis aller erfassten Kosten, Zählerstände und Verteilerschlüssel. Die Abrechnung ist BetrKV und BGB konform, nachvollziehbar aufgebaut und wird fristgerecht innerhalb der gesetzlichen 12-Monats-Frist erstellt. Kein manuelles Zusammensuchen von Belegen, kein Fehlerrisiko durch Übertragungsfehler. Zudem kann die Einsicht digital erfolgen ohne Stress und manuelles heraussuchen.
Alle Mieteingänge werden automatisch mit den gebuchten Forderungen abgeglichen. Ausbleibende Zahlungen werden sofort erkannt – das integrierte Mahnwesen greift automatisch und stufenweise. Als Eigentümer oder WEG sehen Sie den aktuellen Zahlungsstatus jederzeit in Echtzeit ohne Nachfragen, ohne Wartezeit.
Alles in einem System – vollständig vernetzt
Unser Odoo-System vernetzt alle Bereiche der Hausverwaltung in einer einzigen Plattform – kein Datenverlust zwischen verschiedenen Programmen, kein manuelles Übertragen. Hier einige Funktionen im Überblick:
Alle Liegenschaften, Einheiten und technischen Daten zentral erfasst und jederzeit abrufbar.
Verträge aktivieren, Mieten automatisch buchen, Laufzeiten überwachen – vollständig digital.
Rechtssichere Abrechnung nach BetrKV und BGB – per Knopfdruck, ohne manuellen Aufwand.
Zählerstände digital erfassen, unterjährige Versorgerwechsel automatisch berücksichtigen.
Kommunikation
Mieter und Eigentümer kommunizieren direkt über das Portal – strukturiert und nachvollziehbar.
Wartung
Instandhaltungsmaßnahmen planen, Handwerker koordinieren und Aufträge digital nachverfolgen.
Kontaktverwaltung
Eigentümer, Mieter, Handwerker und Dienstleister in einem zentralen Adressbuch verwaltet.
Buchhaltung
Treuhandkonten über die DKB, automatische Buchungen und Echtzeit-Reporting für Eigentümer.
Treuhandkonten über die DKB
Ihre Gelder sind bei uns sicher und vollständig von unserem Betriebsvermögen getrennt. Wir führen Treuhandkonten über die DKB – klar strukturiert, jederzeit einsehbar und revisionssicher dokumentiert.
Das bedeutet konkret: Hausgeldeinnahmen, Instandhaltungsrücklagen und laufende Betriebskosten werden strikt getrennt geführt. Jede Buchung ist nachvollziehbar und wird direkt in unserem Odoo-System erfasst. Als Eigentümer oder WEG sehen Sie den aktuellen Kontostand und alle Bewegungen jederzeit in Echtzeit – ohne Wartezeit, ohne Nachfragen.
Die Kombination aus DKB-Treuhandkonto und unserem digitalen System schafft eine Transparenz die bei klassischen Hausverwaltungen oft fehlt.
Häufige Fragen zur digitalen Hausverwaltung
Wir setzen auf ein eigenes Modul auf Basis von Odoo Enterprise sh. Einer der führenden ERP-Plattformen weltweit. Das Nebenkostenmodul haben wir selbst entwickelt und passen es kontinuierlich an unsere Anforderungen und die gesetzlichen Vorgaben an.
Ja. Alle Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert – vollständig DSGVO-konform nach EU-Datenschutzreform. Wir sind unabhängig von US-amerikanischen Cloud-Diensten.
Ja. Über unser digitales Portal können Eigentümer und WEG-Mitglieder Abrechnungen, Protokolle und Kontoauszüge jederzeit abrufen – transparent und in Echtzeit.
Mieter können Zählerstände digital über unser Portal übermitteln – jederzeit und ortsunabhängig. Die Werte fließen automatisch in die Nebenkostenabrechnung ein. Auch unterjährige Versorgerwechsel werden korrekt berücksichtigt.
Standardsoftware ist für den Massenmarkt entwickelt nicht für besondere Objekte oder individuelle Anforderungen. Unser eigenes System können wir schnell anpassen wenn sich Gesetze ändern oder besondere Abrechnungsstrukturen gefragt sind. Wir sind unabhängig von Drittanbietern und deren Preispolitik.
Ja – unser System ist vollständig skalierbar. Ob Zweifamilienhaus in Nordhorn oder große WEG in Rheine – jedes Objekt profitiert von derselben digitalen Infrastruktur. Das ist einer unserer klaren Vorteile gegenüber größeren Anbietern die kleine Objekte oft ablehnen.
Einfach unser Formular ausfüllen – in 3 Schritten, dauert 2 Minuten. Wir melden uns persönlich innerhalb von 24 Stunden. Mehr unter Hausverwaltung Angebot anfordern.
Digitale Hausverwaltung in Ihrer Region
Unser digitales System nutzen wir für alle Objekte in unserem Einzugsgebiet – von Nordhorn über Lingen und Rheine bis nach Bad Bentheim, Emsbüren, Salzbergen und Ochtrup. Egal ob kleines Mehrfamilienhaus oder große WEG – jedes Objekt profitiert von derselben digitalen Infrastruktur.
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