Typische Fehler beim Verwalterwechsel – und wie man sie vermeidet

Hausverwaltung wechseln – wir unterstüzen Sie

Ein Verwalterwechsel klingt aufwendig – ist es aber nicht wenn man weiß was wann zu tun ist. Mit der richtigen Vorbereitung läuft der Wechsel reibungslos ab ohne dass eine Verwaltungslücke entsteht.

Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der ersten Entscheidung bis zur vollständigen Übergabe an die neue Hausverwaltung.

Bereits ab 2 Wohneinheiten

Wir verwalten auch kleine Mehrfamilienhäuser – ohne Mindestgröße

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Kein Ticketsystem, kein Callcenter – Sie erreichen uns direkt

Wir sind direkt vor Ort

Unser Team kennt die Region persönlich und wir sind hier verwurzelt.

Typische Fehler beim Verwalterwechsel – und wie man sie vermeidet

Zu spät mit der Suche beginnen

Viele warten bis der Frust zu groß ist – dann bleibt keine Zeit für eine sorgfältige Auswahl. Idealerweise 3–6 Monate vor dem gewünschten Wechseltermin beginnen.

Verwaltungslücke entstehen lassen

Neue Verwaltung erst nach der Kündigung suchen – das führt zu Lücken. Immer parallel suchen.

Übergabe nicht dokumentieren

Ohne Übergabeprotokoll ist es schwer fehlende Unterlagen nachzufordern. Alles schriftlich festhalten.

Konten neu eröffnen statt umschreiben

Das WEG-Konto gehört der Gemeinschaft – es wird umgeschrieben nicht neu eröffnet.

Dienstleister nicht informieren

Handwerker, Versicherungen und Energieversorger müssen über den Wechsel informiert werden – sonst laufen Kommunikation und Rechnungen weiter an die alte Verwaltung.

Häufige Fragen zum Verwalterwechsel

Von der Entscheidung bis zur vollständigen Übergabe in der Regel 3–6 Monate – je nach Kündigungsfrist und Komplexität des Objekts.

Nein – die Herausgabepflicht nach § 18 Abs. 3 WEG gilt unabhängig von offenen Vergütungsansprüchen. Unterlagen als Druckmittel zurückhalten ist rechtswidrig.

Der Wechsel selbst kostet nichts – außer Zeit und Aufwand. Die neue Verwaltung übernimmt die Koordination. Mögliche Kosten entstehen wenn die alte Verwaltung noch Vergütungsansprüche für die Restlaufzeit des Vertrags hat. Wir nehmen pauschal 150,00 € bei der Übernahme der Ihrer Immobilie.

Nein – die Abberufung nach § 26 WEG ist ohne wichtigen Grund möglich. Eine Begründung ist nicht erforderlich.

Schriftliche Abmahnung mit Fristsetzung per Einschreiben. Bei weiterer Verweigerung Klage auf Herausgabe nach § 18 Abs. 3 WEG. Im konkreten Fall Fachanwalt für WEG-Recht einschalten.

Die Kosten richten sich nach Größe der WEG, Aufwand und Objektzustand. Wir erstellen ein transparentes Angebot ohne versteckte Kosten – unverbindlich und kostenlos.

Phase 1 – Vorbereitung

Warnsignale dokumentieren
Notieren Sie konkret was an der aktuellen Verwaltung nicht stimmt – schlechte Erreichbarkeit, fehlerhafte Abrechnungen, nicht umgesetzte Beschlüsse. Diese Dokumentation hilft bei der Entscheidung und bei späteren Gesprächen mit der neuen Verwaltung. Typische Warnsignale beschreiben wir in unserem Artikel Unzufrieden mit der Hausverwaltung?

Verwaltervertrag prüfen
Kündigungsfrist, Laufzeit und automatische Verlängerungsklauseln genau lesen. Das frühestmögliche Kündigungsdatum notieren. Bei WEGs gilt zusätzlich die Abberufung durch Eigentümerbeschluss.

Kündigungsdatum berechnen
Frist rückwärts rechnen – wann muss die Kündigung spätestens eingegangen sein damit sie zum gewünschten Datum wirksam wird?

Eigentümer informieren (WEG)
Alle Eigentümer frühzeitig informieren und eine außerordentliche oder ordentliche Eigentümerversammlung einberufen um den Abberufungsbeschluss zu fassen.

Phase 2 – Neue Hausverwaltung suchen

Anforderungen definieren
Was ist Ihnen wichtig? Erreichbarkeit, digitale Plattform, lokale Präsenz, Mindestgröße, Preis? Erstellen Sie eine kurze Liste Ihrer Prioritäten.

Angebote einholen
Mindestens 2–3 Angebote vergleichen – nicht nur nach Preis sondern auch nach Leistungsumfang und Vertragsbedingungen.

Referenzen prüfen
Gibt es Google-Bewertungen? Sind diese authentisch? Wie reagiert die Verwaltung auf Bewertungen?

Vertragsbedingungen prüfen
Keine langen Bindungen ohne Ausstiegsmöglichkeit. Seit der WEG-Reform 2020 ist die maximale Vertragslaufzeit auf 3 Jahre begrenzt. Mehr dazu in unserem Artikel Kündigung der Hausverwaltung – Fristen und Formalitäten.

Neue Verwaltung beauftragen
Vertrag unterzeichnen – idealerweise bevor die alte Verwaltung offiziell abberufen wird damit keine Lücke entsteht.

Phase 3 – Kündigung und Abberufung

Abberufungsbeschluss fassen (WEG)
Tagesordnungspunkt in der Eigentümerversammlung – einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht nach § 26 WEG. Beschluss sauber protokollieren.

Kündigung schriftlich aussprechen
Per Einschreiben – mit konkretem Datum, Kündigungsgrund und gewünschtem Vertragsende. Datum des Eingangs dokumentieren.

Kündigung bestätigen lassen
Schriftliche Bestätigung der Kündigung von der alten Verwaltung anfordern.

Phase 4 – Übergabe vorbereiten

Übergabetermin vereinbaren
Gemeinsamen Termin mit alter und neuer Verwaltung sowie dem Verwaltungsbeirat vereinbaren. Alle sollten dabei sein.

Checkliste der Unterlagen erstellen
Alle Dokumente die herausgegeben werden müssen auflisten. Was genau herausgegeben werden muss erklären wir in unserem Artikel Welche Unterlagen muss die alte Hausverwaltung herausgeben?

Technische Unterlagen

  • Baupläne und Grundrisse
  • Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
  • Energieausweise
  • Wartungs- und Prüfprotokolle

Kaufmännische Unterlagen

  • Jahresabrechnungen der letzten Jahre
  • Wirtschaftspläne
  • Kontoauszüge WEG-Konto und Rücklagenkonto
  • Aktuelle Rücklagenübersicht
  • Offene Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Hausgeldliste mit aktuellem Zahlungsstand

Rechtliche Unterlagen

  • Alle Eigentümerversammlungsprotokolle
  • Verwaltervertrag
  • Laufende Dienstleistungs- und Wartungsverträge
  • Versicherungsunterlagen und Schadenshistorie
  • Laufende Rechtsstreitigkeiten und Mahnverfahren

Zugänge und Schlüssel

  • Alle physischen Schlüssel inkl. Schlüsselliste
  • Zugangsdaten zu Online-Portalen und Verwaltungssoftware
  • Codes für Schließanlagen und Tore
  • Zugangsdaten zu Energielieferanten und Dienstleistern

Phase 5 – Übergabe durchführen

Übergabetermin wahrnehmen
Alle Unterlagen anhand der Checkliste abhaken. Fehlende Dokumente im Protokoll vermerken mit Nachreichfrist.

Übergabeprotokoll unterzeichnen
Alle übergebenen Unterlagen dokumentieren – von beiden Seiten unterzeichnen.

Konten umschreiben
Das WEG-Konto und das Rücklagenkonto gehören der Gemeinschaft – nicht der Verwaltung. Auf die neue Verwaltung umschreiben lassen – nicht neu eröffnen.

Schlüssel zählen und dokumentieren
Alle übergebenen Schlüssel zählen und in der Schlüsselliste dokumentieren.

Phase 6 – Nach der Übergabe

Dritte informieren
Versicherungen, Energieversorger, Hausmeisterdienste und andere Dienstleister über den Wechsel informieren.

Jahresabrechnung klären
Wer erstellt die Abrechnung für den laufenden Zeitraum? Das sollte schriftlich vereinbart sein.

Neue Zugangsdaten sichern
Alle neuen Zugangsdaten zu Portalen und Systemen sicher speichern.

Erste Eigentümerversammlung planen
Mit der neuen Verwaltung die erste Eigentümerversammlung planen und Wirtschaftsplan abstimmen.

Erreichbarkeit testen
Wie schnell reagiert die neue Verwaltung? Wie läuft die Kommunikation? Frühzeitig prüfen ob alles reibungslos funktioniert.

Jetzt unverbindlich anfragen

Sie möchten die Hausverwaltung wechseln – in Nordhorn, Lingen, Rheine, Emsbüren, Salzbergen, Ochtrup oder Münster? Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess.

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